REINALDO LÓPEZ LÓPEZ

Estimado señor, estimada señora:

Gracias por su reclamación al Defensor del Pueblo Europeo, que ha sido recibida y registrada.

Más abajo hallará una nota informativa sobre la tramitación de su reclamación y sobre las normas relativas a la protección de datos personales que la institución del Defensor del Pueblo Europeo aplica durante el examen de las reclamaciones.

En primer lugar, la reclamación será examinada para comprobar si entra dentro del ámbito de competencias del Defensor del Pueblo. Si no es así, le informaré debidamente. En caso afirmativo, la Defensora del Pueblo se pondrá en contacto con usted para comunicarle si considera que existen motivos para realizar una investigación, y en este caso, qué medidas ha adoptado al respecto. También se le comunicará quién es la persona que tramitará su reclamación en la Oficina del Defensor del Pueblo.

Tenga en cuenta que, en principio, no le enviaremos acuses de recibo de la correspondencia adicional que desee dirigir a la Defensora del Pueblo en relación con su reclamación.

Recuerde asimismo que nos comunicaremos con usted a través de la dirección de correo electrónico que ha facilitado en su reclamación, con el fin de reducir nuestro consumo de papel y de garantizar un envío rápido de los documentos.

Deseo llamar también su atención sobre el hecho de que las reclamaciones presentadas al Defensor del Pueblo no interrumpen los plazos de recurso fijados en los procedimientos jurisdiccionales o administrativos (apartado 6 del artículo 2 del Estatuto del Defensor del Pueblo
Europeo).

Si tiene alguna pregunta en esta fase del procedimiento, no dude en ponerse en contacto conmigo.

Atentamente,

Nota informativa

¿Cuáles son los primeros pasos?

En primer lugar se examina la reclamación para ver si está dentro del ámbito de competencias de la institución del Defensor del Pueblo Europeo. Si no es así, el Registro le informará debidamente. Si su caso es competencia de otra institución y usted ya ha manifestado su conformidad al respecto, el Registro podrá transferir la reclamación a otra institución u organismo competente.

Si su reclamación entra dentro del ámbito de competencias de la institución, ésta determinará si cumple las condiciones de admisibilidad aplicables. El plazo habitual para informarle de su conclusión al respecto es de un mes.

Si su reclamación es admitida a trámite, la Defensora del Pueblo decidirá seguidamente si inicia una investigación. En algunos casos, considerará que no existen motivos suficientes para abrir una investigación. Así suele ocurrir, por ejemplo, cuando el reclamante ha remitido también el mismo asunto a la Comisión de Peticiones del Parlamento Europeo.

¿Qué sucede si la Defensora del Pueblo decide investigar mi reclamación?

Si la Defensora considera que es necesario llevar a cabo una investigación le informará del nombre y número de teléfono de la persona responsable de gestionar la investigación. Si la Defensora del Pueblo decide abrir una investigación puede proceder de varias maneras:

• Si considera necesario que usted le facilite más información, le invitará a presentar aclaraciones. Lo mismo puede hacer si tiene dudas sobre si los hechos comunicados por usted muestran que ha habido un caso de mala administración. Dependiendo de las aclaraciones que usted haga, la Defensora del Pueblo podrá decidir que archiva el caso o, si considera que la institución en cuestión debe explicar su posición frente a la reclamación, le pedirá que emita una opinión. Si decide archivar el caso, le informará de los motivos de tal decisión. En algunos casos, puede que considere oportuno informar de su decisión a la institución objeto de la reclamación. Lo hará de forma anónima, lo que significa que no revelará su nombre ni otros datos personales suyos.
• La Defensora del Pueblo puede optar también por realizar una inspecciónde los documentos conservados en el archivo de la institución para determinar si es necesario pedirle una opinión a dicha institución.
• La Defensora del Pueblo puedeponerse en contacto con la institución de manera informal para tratar de encontrar una solución rápida. Así ocurre a menudo en los casos en que la reclamación está motivada por una falta de respuesta de la institución, o por una respuesta inadecuada.

¿Qué pasos sigue la Defensora del Pueblo si pide una opinión a la institución?

Si la Defensora del Pueblo decide pedir a la institución afectada que emita una opinión sobre su reclamación, fijará un plazo normal de tres meses para hacerlo. Una vez recibida la opinión de la institución, le invitará a usted a que realice observaciones al respecto. Si la Defensora del Pueblo considera que necesita información adicional para poder resolver su reclamación, es posible que solicite dicha información a la institución en cuestión. La Defensora del Pueblo puede también inspeccionar los archivos de la Institución o tomar declaración a los miembros de su personal. Se le informará a usted de los resultados de estos pasos y se le invitará a hacer observaciones.

Si la Defensora del Pueblo considera que no se ha producido un caso de mala administración, dará por concluido el caso y le informará a usted de las razones de su decisión. Si identifica un presunto caso de mala administración que podría resolverse, puede proponer una solución amistosa. Puede formular también un proyecto de recomendación con ese mismo fin. La Defensora del Pueblo no puede obligar a las instituciones a que acepten sus propuestas y recomendaciones, pero lo habitual es que haga público un comentario crítico dirigido a la institución en caso de que ésta se niegue a aceptarlas sin la debida justificación.

¿Qué tratamiento darán los servicios del Defensor del Pueblo a los datos personales contenidos en mi reclamación?

Las reclamaciones presentadas al Defensor del Pueblo pueden contener datos personales referentes al reclamante o a terceros. El tratamiento de los datos personales por parte del Defensor del Pueblo se rige por el Reglamento (CE) nº 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por parte de las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos, DO 2001 L 8, p.1. Tenga en cuenta que tiene usted derecho de acceso y de rectificación de sus datos personales. Para ejercer sus derechos o para obtener más información, puede dirigirse directamente al Defensor del Pueblo. Si considera que sus derechos en virtud del Reglamento 45/2001 han sido vulnerados como consecuencia del tratamiento de sus datos personales por el Defensor del Pueblo, tiene derecho a recurrir al Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento.

¿Tramitarán los servicios del Defensor del Pueblo mi reclamación de forma confidencial?

Si solicita al Defensor del Pueblo que tramite su reclamación de forma confidencial, éste no permitirá el acceso de terceros a los documentos del expediente de la reclamación. Tenga en cuenta, sin embargo, lo siguiente:

1. La confidencialidad sólo se aplica respecto a terceros. Si el Defensor del Pueblo pide a la institución afectada que emita una opinión sobre la reclamación, tendrá que remitir dicha reclamación a la institución en cuestión.
2. No se puede garantizar la plena confidencialidad si una tercera persona desea acceder a sus datos personales indicados en la reclamación, por ejemplo, cuando los hechos que usted describe hagan referencia de forma explícita o implícita al comportamiento o a características de esa tercera persona.

Cabe indicarle que, en la legislación de la UE, la noción de «datos personales» es muy amplia (véase el Reglamento 45/2001, mencionado anteriormente). En circunstancias excepcionales, la Defensora del Pueblo puede considerar que la tercera persona no debe tener acceso a los datos personales que usted ha indicado en la reclamación. Si la Defensora del Pueblo tuviese dudas en relación con la resolución de estas solicitudes de acceso a datos personales lo consultaría con usted.

¿Puedo ponerme en contacto con los servicios del Defensor del Pueblo durante la tramitación de mi reclamación?

Puede ponerse en contacto con los servicios del Defensor del Pueblo Europeo en cualquier momento por correo electrónico a la dirección eo@ombudsman.europa.eu, o por teléfono al número 00 33 3 88 17 23 13, estaremos encantados de devolverle la llamada.
Reinaldo López López

Abogado del ICAM

Spanish law firm specialiced in contract law and representative office of foreign companies in Spain.

Categorías:Artículos Jurídicos